Las convocatorias son llamados que se hacen al público o a grupos específicos con un propósito definido. Pueden ser documentos escritos que se colocan a la vista o enviados a los destinatarios. Cuáles son las partes de la convocatoria es lo que se debe conocer para realizarlas de forma precisa. Las convocatorias pueden enviarse en digital cuando se tiene un destinatario definido.
Partes que llevan las convocatorias
Tienen un inicio, membrete de la institución, autoridad, cargo del convocante. Un cuerpo hablando sobre que trata el asunto que obliga o justifica a la convocatoria. Al finalizar tiene que estar la fecha para la convocatoria o evento particular.
¿Qué es la convocatoria?
Es un oficio, anuncio o escrito donde se convoca a un grupo de personas para citarlos a un evento o reunión de interés por porte del convocante. En ella se definen el día, la hora y el lugar donde se llevará a cabo el suceso convocado.
Pasos para hacer una convocatoria
En general podría ser:
- Título con membrete o nombre de la entidad o de quien convoca.
- Intervinientes.
- La redacción con los motivos de peso.
- Lugar, hora y fecha del evento y reunión.
- Dar las gracias por la receptividad y ayuda prestada.
- Despedida con importancia de la concurrencia.
Donde debemos colocar o vemos las convocatorias
En lugares apropiados como carteleras, centros concurridos, plazas, noticieros, presa, documentos impresos o escritos. También en digital y se hace llegar al email, red social, WhatsApp, telegram u hogar del convocado.
Puntos relacionados con las convocatorias
Podemos resumirlos en los siguientes puntos:
Convocatorias y formularios
A diferencia de una convocatoria, en los formularios de forma organizada suministramos datos solicitados con un fin particular.
Pasos para revisión de convocatorias y llenado de formularios
En formularios:
- Tener a mano el formulario
- Tener a mano los documentos pertinentes.
- Leer cuidadosamente el formulario y cada pregunta para responder adecuada y correctamente.
- Revisar todo el formulario nuevamente para asegurarnos de tener los datos correctos.
En convocatorias:
- Chequear quien y con qué autoridad o interés realiza la convocatoria.
- Revisar el mensaje y a quien está dirigido.
- Si somos el receptor, tomar nota del día, lugar, hora y asunto.
El mensaje de las convocatorias
Debe ser claro, de carácter informativo, con la seriedad requerida y hacerle ver a los convocados su importancia.
¿De qué depende el éxito de una convocatoria?
Depende de su poder de convocación, pertinencia, organización y medios para llegar a los convocados. El proceso debe ser cuidadoso y controlado para que no falle.
La convocatoria y un modelo
La convocatoria busca llegar a alguien y es un escrito para que haya un acto donde acudan los convocados para tratar un asunto particular. Un ejemplo es la convocatoria de una escuela a sus representantes para tratar un asunto sobre notas.
Bases de la convocatoria
Son las razones por las cuales es necesario realizar la convocatoria para lograr un objetivo específico.
Convocatoria de empresa
Es para convocar a autoridades o personal administrativo u obrero a un asunto que compete a la empresa.
Convocatoria de universidad
Es para convocar autoridades, o personal universitario. En otro caso para alumnos o para nuevos ingresos durante el tiempo de recepción.
Convocatoria deportiva y sus componentes
Esta es un tipo de convocatoria para celebrar un evento deportivo y debe estar estructurada así.
- Dirección y fecha.
- Tipo de deporte o disciplina.
- Invitación.
- Inscripción y costo si es pertinente.
- Aclaratorias sobre cómo asistir y quienes.
- Gastos y autoridades implicadas.
¿En qué consiste el documento de convocatoria?
Este es un oficio con el propósito de convocar a una junta o asamblea para llegar a un receptor para tratar un asunto.
El objetivo de una convocatoria
Llegar a un grupo de personas para poder realizar un evento o reunión con un propósito definido.
¿De qué forma convidar a los medios informativos a eventos sociales?
Se debe hacer con organización y orden para gestionar que a cada medio de interés le lleguen sus invitaciones. En el caso de agencias, radio y TV, procurar que sea con 2 días de adelanto, sean medios locales o internacionales. Si la situación lo requirió se deberá convocar el mismo día si es necesario.
Intención de la convocatoria en la comunicación
La intención de las convocatorias es llegar a un público determinado con un propósito. Este propósito puede ser para solicitar, informar, organizar, ordenar o implementar normas u objetivos.
Las conferencias de prensa y su proceso
Cuando se envía una convocatoria para determinada prensa, sea de carácter oficial o extra oficial deben:
- Tener una razón real.
- Un tema o mensaje que transmitir.
- Tener fecha y hora establecida.
- Tener preparado previamente el lugar donde se llevará a cabo el evento.
- Que la prensa o noticieros estén de aviso.
- Contar con la información para expresar.
- Dar el mensaje.
- Terminar dando las gracias.
¿Cuál es la tipografía a la que pertenece una convocatoria?
Es un texto con datos que solo conciernen a sus potenciales destinatarios, con un lugar definido y fecha y hora para la reunión. En resumen, es un texto de circulación interna.
¿Cómo rellenar una solicitud de empleo?
- Coloca tu información personal, lugar, email y número telefónico.
- Sustenta tu solicitud con alguna referencia personal y laboral.
- Coloca todo referente a tu experiencia de trabajo.
- Coloca tus habilidades profesiones, estudios realizados y cursos.
Cómo llenar un oficio de solicitud de empleo
Al ser un documento para optar por un empleo, escribe lo que solicita el documento, con la verdad, con claridad, buena ortografía, sin mentir ni colocar datos falsos que puedan afectarte en el futuro.
Lo que analizan en tu solicitud de empleo
En estas solicitudes se analiza la experiencia laboral, el tipo de destreza, nivel de aprendizaje y estudio. Razones por las cuales se interesa en el empleo, las referencias que le respaldan como capaz para asumir esa responsabilidad.
Formulario y solicitud
El formulario recopila datos varios en cualquier campo de estudio o trabajo, para su análisis y estudio posterior. La solicitud es un documento donde se pide de forma ordenada y organizada, un beneficio, derecho o bien.
Formulario y modelo
El formulario permite recopilar toda la información que se puede escribir estructuradamente en los espacios señalados. Los datos recopilados se usarán para un fin específico dependiendo del campo de trabajo a donde pueden ser recogidos y analizados, luego se ejecuta una acción. Un ejemplo es un formulario para personas con déficit alimentario.